MEETINGMEETING Free wifi ≠ wifi for free Het ‘free wifi’-debat is in de meeting industrie nog in volle gang. Alle partijen onderkennen het belang van draadloos internet voor de deelnemers. Maar wie gaat het betalen? Duidelijk is dat deelnemers aan een congres en meeting er vanuit gaan dat zij in de locatie gratis toegang hebben tot draadloos internet. Wie zijn deelnemers daarvoor nog laat betalen kan rekenen op slechte reviews. Dat geldt zowel voor de locatie, als de organisator. Al is men geneigd de eerste de (meeste) schuld te geven. Het zijn deze twee partijen die doorgaans moeten uitvechten wie de rekening voor deze service oppakt. IMEX wil het goede voorbeeld geven en belooft de beursbezoekers gratis wifi, vriendelijk gesponsord door het Nederlandse bedrijf Meetingselect. Gegeven paard Nu is er het Hollandse gezegde ‘Men mag een gegeven paard niet in de bek kijken’, maar gratis wifi dat niet werkt is toch echt een last en geen zeker geen cadeau. Je blijft immers, uiteindelijk tegen beter weten in, toch proberen verbinding te krijgen. Op de beursvloer gaat al snel het gerucht dat het probleem alleen voor bepaalde type telefoons geldt en dat dit oplosbaar is. Het resultaat is op de eerste beursdag een belegering van het organisatiekantoor, met mensen die denken dat ze hier de oplossing vinden. Niet dus. Iedereen en elk type telefoon heeft er last van. Alleen in het naastgelegen congresgebouw heb je soms contact met het gratis netwerk van IMEX. De meest logische conclusie is dat het wifi-netwerk van de organisatie wordt weggedrukt door de vele (gesloten) draadloze netwerken, die de exposanten voor eigen gebruik in hun stand geïnstalleerd hebben. Intiem kampvuur Dit voorval maak het extra interessant om aan te schuiven bij de ‘campfire’ die Mike Clanton van My Meeting Professional geeft. Deze 28|QM ZOMER 2012 campfires worden georganiseerd door de standhouders op het technisch paviljoen. Op de rumoerige beursvloer, in een klein hoekje, met tien deelnemers zittend op krukjes, luisteren naar een deskundige die ter illustratie van zijn betoog een Ipad omhoog houdt en die aan het eind bijna niet meer overeind komt door een pijnlijke rug. Presentatietechnisch is het helemaal fout, maar het werkt wel omdat iedereen tegen elkaar kruipt en er als vanzelf een intieme en open sfeer ontstaat. Clanton helpt bij het inrichten van netwerken op grote congressen en vertelt hoe je dit als organisator of locatie moet aansturen. Wetend dat technische verhalen doorgaans moeilijk beklijven, grijpt hij terug op het begin van zijn werkzame leven, toen hij voor een catering bedrijf werkte. Neem een trouwerij Neem een trouwerij. Je weet als cateraar dat je de meeste aandacht moet besteden aan het echtpaar, met kort daar achter de naaste familie en als die tevreden zijn, dan volgt pas de rest van de genodigden. Zo moet je ook een draadloos netwerk inrichten, stelt Clanton. En als iemand een private room wil hebben op het feest (en daarvoor dus betaalt), dan stijgt die automatisch in belangrijkheid op de ladder van stakeholders. Je kunt vervolgens een waarschijnlijk oneindige discussie starten hoe belangrijk de deelnemer is in onze branche ten opzichte van de organisatie zelf, de sponsors, et cetera. Maar duidelijk is dat een draadloos netwerk gewoon voor alles en iedereen beschikbaar stellen bij grote meetings of daar waar veel bandbreedte nodig is, vragen is om problemen. Marginaal deel Tot slot geeft Clanton nog het voorbeeld van een congres in Londen, waar de betrouwbaarheid van het online netwerk van groot belang was, gezien allerhande online presentaties. De op locatie aanwezige voorzieningen waren meer dan adequaat. Maar men wilde niet investeren in een door Clanton geadviseerd back-up systeem. U raadt het al. Het systeem ging plat en een deel van het programma viel in het water. ‘Ik snap heus wel dat men aanhikt tegen een extra investering van enkele tienduizenden euro’s’, verzucht Clanton. ‘Maar als je kijkt naar het totale budget van dat congres, dan valt het in het niet. Ik snap niet dat iedereen een draadloos netwerk zo belangrijk vindt en er anderzijds maar zo’n marginaal deel van het budget aan wil besteden.’< Tekst Edwin Nunnink | Beeld IstockPhoto Pagina 27

Pagina 29

Interactieve digi catalogus, deze drukwerk of artikel is levensecht online geplaatst met Online Touch en bied het online zetten van online catalogussen.

QM zomer 2012 Lees publicatie 3Home