MEETINGMEETING PCO’s zijn overbodig Weg met de PCO’s. Ik hoor het toch echt. Je moet het toch durven in een zaal met leden van de internationale associatie van professional conference organisers, IAPCO. Martin Jensen, als vertegenwoordiger van de IPCAA (International Pharmaceutical Congress Advisory Association), verdedigt zijn stelling met overtuiging. De vice-voorzitter van de vereniging voor farmaceutische bedrijven die zich actief bezig houden met congressen, in het verleden zelf PCO en nu werkzaam voor H. Lundbeck Pharmaceuticals, ziet professional conference organisers alleen als kostenverhogende factor. We doen wel direct zaken met de CVB’s, de convention & visitor bureaus, stelt hij. Volgens hem hebben de congresbureaus alle benodigde kennis in huis van hun lokale congresmarkt en hebben ze er alle belang bij om een congres naar hun stad te halen. Zij zullen de verenigingsmanager daarom verregaand ondersteunen bij de organisatie van het congres. Alleen maar marge PCO’s daarentegen zijn alleen maar bezig marge te zetten op alle benodigde diensten. Omdat die vaak ook nog andere onderaannemers inschakelt, die elk hun percentage op de basisprijs zetten, stapelen de kosten zich onnodig op. Jensen doet er nog een schep bovenop. De lokale PCO’s mogen zelfs niet weten dat er contact is tussen een associatie en het congresbureau. Want als zij er lucht van krijgen blokken ze hotelkamers voor die periode, om hun diensten op te dringen. Hij gaat hier volgens mij voorbij aan het feit dat PCO’s geregeld ook (betalende) partners zijn van de congresbureaus, maar zijn punt is duidelijk. Risico delen Zeker nu de farmaceutische wereld de kosten per deelnemer vanwege overheidsregelgeving moet verantwoorden, is het niet uit te leggen dat een hotelkamer voor een congresdeelnemer honderd euro per nacht meer kost dan diezelfde kamer in dezelfde periode voor een toerist, raast de vertegenwoordiger van IPCAA door. Het aloude argument dat deze kamers jaren voordien gereserveerd worden is volgens hem niet meer van deze tijd. Hotelkamers worden tegenwoordig zo kort van tevoren geboekt, dat een hotel geen handel mist door ze voor een congres lang vast te houden. En waarom moeten de associaties al het risico dragen voor een congres dat over vier jaar moet plaatsvinden, stelt Jensen. Waarom moeten wij de financiering garanderen voor een congres, waarvan we niet weten of dat dan nog wel de gangbare methode is om kennis uit te wisselen en elkaar te ontmoeten? Hier verwacht hij dat de congresbureaus en haar partners meer gaan delen in het risico. Dit alles om de verwachte opbrengst van congressen veilig te stellen voor de bestemming. Jensen speelt zijn rol natuurlijk goed in een gezamenlijk congres van opdrachtgevers (IPCAA) en leveranciers (IAPCO), die overigens samen met de HCEA (Healthcare Convention & Exhibitors Association) samenwerken in de Healthcare Congress Alliance (HCA). Geen direct antwoord Nu eens kijken wat de IAPCO daar tegenover zet. Caroline Mackenzie van Congrex zet gedegen uiteen wat een PCO allemaal kan doen voor een associatie. Een direct antwoord op Jensen’s pittige stelling is het echter niet. Ze spreekt van de keten met stakeholders, waarbij alle betrokken hun bijdrage moeten leveren aan de uitdagingen waarvoor (medische) associatie congressen staan. De PCO moet daarin steeds meer de rol van expert partner vervullen en zich niet beperken tot het logistieke traject. Al met al is het antwoord van de professionele organisatoren, ook in de discussie met de deelnemers in de zaal daarna, mager gezien de boude stelling die Jensen namens de opdrachtgevers op tafel heeft gelegd. Dus eindig ik met zijn advies richting de deelnemers: hoe ziet jouw keten er uit en wat is in de toekomst jouw rol daarin? ZOMER 2012 QM|27 › Pagina 26

Pagina 28

Voor relatiemagazines, online gebruiksaanwijzingen en clubmagazines zie het Online Touch online publisher CMS systeem. Met de mogelijkheid voor een e-commerce shop in uw edities.

QM zomer 2012 Lees publicatie 3Home