MEETINGSUPPORT “ We kijken naar drie elementen. De promotionele, de financiële en de functionele waarde” hebben we eigenlijk nooit twee keer dezelfde producten geleverd”, stelt Steffen. “Copy/Paste-orders bestaan bij ons niet”, vult Harry treffend aan. “We zitten vaak in een vroeg stadium aan tafel, vaak ook met de sponsor erbij”, vertelt Steffen. “Dan kunnen we meedenken en vaak direct al aangeven wat de opties zijn gezien de doelstellingen en de middelen.” “We kijken daarbij naar drie elementen. Ten eerste: Wat is de promotionele waarde, wat voor een boodschap brengt het over. Als tweede: Wat kost het, de financiële waarde. En als derde de functionele waarde; is het überhaupt een handig product als je het krijgt.” Functionaliteit belangrijker Vooral de functionaliteit van de promotionele producten heeft een enorme ontwikkeling doorgemaakt, vertellen beide heren. “Voor 1987 was het niet gebruikelijk dat je als delegate wat kreeg. Eén geschenk hoogstens met een beetje functionaliteit. Dat was het. Daarna kreeg je de evolutie van bedrukte materialen en de toenemende invloed van sponsoren. Met 2000 als ‘hoogtepunt’, toen je als delegate heel veel spullen kreeg met doorgaans weinig functionaliteit.” “Je ziet dat het de laatste jaren onder druk van duurzaamheid en de bescheidenheid en rust die mensen zoeken, het wat rustiger en ingetogener is geworden. Ondertussen worstelt men wel met het feit hoe je met de sponsor om moet gaan. Die wil toch zichtbaar zijn voor die duizenden euro’s die hij betaald.” Harry trekt twee tassen op tafel. “Kijk dit is een tas uit 1999. Een aardige tas, maar dat vinden we nu bagger. Kijk nu hebben we dit.” Harry schuift uit een zijvak een geplastificeerd congresprogramma. “Iedereen is altijd zijn programma kwijt. Die zit dan ergens in het kostuum en dat hangt in het hotel. Nu heb je het bij je. Congres voorbij, dan gooi je het weg. Blijft over een mooie laptoptas die goed blijft staan, met zijvakken, business card houder, alles er op en er aan. En het logo van de sponsor zit aan de binnenkant van de tas. Deze tas blijft men gebruiken, want het is een mooie, functionele tas en je loopt niet voor gek op straat door een heel groot logo er op. En als die persoon zijn telefoon of pen pakt, dan ziet die weer het logo van de sponsor. Die impact is er nog jaren en is veel meer waard dan wat die sponsor heeft betaald aan die tas.” Creatieve kwaliteit Steffen: “Tegenwoordig wordt er meer van onze creatieve kwaliteit gevraagd. Waarom geef je iets weg en aan wie geef je het weg. Moet het materiaal het alleen de vier congresdagen uithouden of moet het hergebruikt worden. Wat mag het kosten. Voor het hele team is de uitdaging om de wensen en verwachtingen van de sponsoren, de gebruikers en de organisator op elkaar af te stemmen, zodat we een product kunnen aanbieden dat minimaal voor iedere partij goed is en bij voorkeur hartstikke goed. Het moet er tegenwoordig meer uitspringen.” Voor Harry is dit het sein om nog een voorbeeld te laten zien. “Kijk, vroeger gaf je mintjes in een doosje met je naam er op. In dit geval hebben we een soort boekje gemaakt met een strip Mentos er in. Doe je het boekje open, dan heb je het programma van het congres of van de sponsor sessie. Het is functioneel, ziet er mooi uit en je hebt iets aparts. De gebruiker vindt het lekker, even een frisse smaak. En die vindt het handig zo’n compact programma. Top idee van de organisator, denkt die. De sponsor is blij dat die er mooi gedrukt op staat en de hele week bij de gebruiker in beeld is, telkens weer als die zijn programma opslaat.” Paar schoenen Nu gaan de heren helemaal los met voorbeelden en anekdotes, want dat zijn er ontelbare uit het vijfentwintigjarig bestaan van deze leverancier van congresartikelen. We laten die anekdotes en voorbeelden voor wat ze zijn. Dit is immers een magazine en geen boek. Beter is het om af te sluiten met Harry zijn kijk op partnerschip. “Partnership is als een paar schoenen. Ik heb de rechter schoen en jij de linker. Als we in cadans zijn, kunnen we samen hard lopen. Ze zeggen wel eens: ‘knowledge is power’. Dat is het stomste wat er is. We delen juist graag onze kennis en ervaring met onze klanten. Ook dat is meeting support!” < Tekst Edwin Nunnink | Beeld Jeroen Bouman HERFST 2012 QM|47 Pagina 46

Pagina 48

Heeft u een nieuwsbrief, turn pages of eweekbladen? Gebruik Online Touch: tijdschrift online bladerbaar maken.

QM Herfst 2012 Lees publicatie 4Home