ORGANISATIETIPS presentatoren. Een voorzitter die bekend is van radio en tv kost vaak het tienvoudige.” “Goedkope dagvoorzitters zijn meestal net zo goed of soms beter dan beroemde kosten. Wel is het riskant om zoiets te verplichten. Sommigen hechten veel waarde aan hun privacy en hebben bij voorbaat geen goed gevoel als ze verplicht worden een kamer te delen. Wel kan het nooit kwaad de vrijwillige optie van het delen van een kamer te benadrukken. Creatief programmaboekje Vaak huren organisaties een duur bureau in om een schitterend programmaboekje te ontwerpen en dito uitnodigingen. De meeste organisaties realiseren zich niet dat ze in eigen gelederen vrijwel altijd iemand hebben die dat ook kan of wil proberen. Zo krijgt uw personeelslid de gelegenheid om eens iets heel anders te doen en het resultaat is vaak verbazend mooi en creatief. Soms is het resultaat nog origineler dan wanneer een extern bureau zou zijn ingehuurd. Wat de uitnodiging betreft is het natuurlijk goedkoper om deze te mailen dan te drukken en te versturen via de post. Advertenties verkopen in het programmaboekje kan ook nog een manier zijn om extra inkomsten te generen en zo een positiever cijfer onder de streep te krijgen. Iedereen kijkt in het programmaboekje dus de adverteerder wordt zeker gezien. Dagvoorzitter en sprekers Goedkope dagvoorzitters zijn meestal net zo goed of soms zelfs beter dan beroemde presentatoren, zo leert de praktijk Een voorzitter die bekend is van radio en tv kost vaak het tienvoudige van een onbekende. Vaak is er binnen uw organisatie wel iemand die op een goede en leuke manier alles aan elkaar kan praten. En in het buitenland kan het aardig zijn om iemand van een lokaal radiostation te vragen. Sprekers staan soms graag gratis op uw podium omdat dan hun bedrijfsnaam wordt genoemd of puur voor hun eigen personal branding. Maak dan wel afspraken dat hun verhaal niet te commercieel wordt en vraag of ze van te voren hun presentatie inleveren zodat u dit kunt controleren. 16|QM VOORJAAR 2012 Goedkoop doorzakken Gratis drinken in de avonduren wordt tegenwoordig echt niet meer verwacht. Je toont je al genereus door het eerste rondje in de hotelbar aan te bieden, daarna is alles voor eigen rekening. Ook heeft een geslaagde bijeenkomst na afloop geen optreden van een artiest nodig. Zet een cd op en iedereen kan gezellig kletsen. Wil je toch leven op het podium, kies dan amateurartiesten onder de deelnemers, die vinden dat vaak geweldig. Een stukje cabaret, een muziekstuk, stand-up comedy: het kost niks, het publiek heeft een geweldige avond, en de amateurs krijgen de kans om te laten zien wat ze kunnen. Zo'n avond heeft doorgaans meer succes dan een party met dure artiesten. Van te voren kunt u een mail rondsturen met de mededeling dat deze artistieke mogelijkheid bestaat. Als er geen logeerpartij vast zit aan het evenement, plan het dan zo dat de gasten niet hoeven te dineren en dit ook niet verwachten. Als een diner onontkoombaar is, doe het dan goedkoper zonder dat het mensen opvalt. Dure wijnen zijn niet nodig. huiswijn is prima en de meeste mensen proeven het verschil niet eens, zeker niet als ze tijdens de borrel al een paar drankjes ophebben. Een buffet is bijna altijd goedkoper dan service aan tafel. Bovendien kunnen mensen makkelijker netwerken bij een buffet. Een andere mogelijkheid is een paar hapjes rond laten gaan tijdens de afsluitende borrel. Alle hapjes bij elkaar opgeteld geven dan al een gevoel dat men gegeten heeft. Selectief verzekeren Verzekeraars bieden vaak grote uitgebreide pakketten voor een congres waarbij veel dingen gedekt zijn die helemaal niet nodig zijn. Een goede verzekeraar kan u echter een pakket op maat bieden waarbij u alleen datgene verzekert dat u ook echt nodig vindt. Hiermee kunt u tot wel vijftig procent besparen aan verzekeringskosten. Vraag u ook af in hoeverre u sowieso een verzekering nodig heeft. Bij sommige bijeenkomsten is dat helemaal niet nodig omdat de kans klein is dat er iets fout gaat en u in zo’n geval de kosten prima kunt dragen. Lucratieve deelnemerslijst Verkoop de deelnemerslijst na afloop aan het direct marketing bureau. Zo’n bureau wil meestal graag betalen voor de namen, adresgegevens, e-mailgegevens en andere feiten, want het zijn goede sales leads voor zo’n bureau. Dit kan het totale kostenplaatje nog eens flink drukken. < Tekst Harald Roelofs | Beeld istockphoto Pagina 15
Pagina 17Interactieve digitale brochure, deze pdf of rapport is levensecht online geplaatst met Online Touch en bied het van pdf naar digitaal converteren van digi-PDF-en.
QM104 Lees publicatie 1Home