ORGANISATIETIPS je gasten dan niet te veel te onderhouden met allerlei sociale programma’s.” bestemming met strand is relatief goedkoop. Je hoeft “Een zomerse knooppunten in het vliegverkeer, waar grote internationale vliegvelden zijn. Dan hoeven de gasten niet over te stappen, en dat kost doorgaans minder. Wees gewaarschuwd voor eilanden, want daar is het leven vaak duurder omdat alles geïmporteerd moet worden. Ook zijn ze vaak moeilijker te bereiken. Een zomerse bestemming met strand is relatief goedkoop. Je hoeft je gasten dan niet te veel te onderhouden met allerlei sociale programma's, want ze kunnen lekker zonnen en zwemmen en dat kost u geen cent. Verder zijn onbekende buitenlandse bestemmingen vaak goedkoper. Deelnemers zouden die plek misschien niet snel voor hun vakantie boeken, maar voor een bijeenkomst vinden ze zo'n onontgonnen locatie vaak heel spannend en interessant. Ga op verkenning Bezoek eerst zelf de bestemming en het hotel. Uw eigen oordeel over het hotel en uw persoonlijke kennismaking brengen u in een sterkere onderhandelingspositie. De website, waar de locatie op zijn mooist is weergegeven en creatief is beschreven, biedt u geen munitie om ook de tekortkomingen in de onderhandeling mee te nemen. Een lekkage, kamers die slecht zijn schoongemaakt, afbladderende verf of geluidsoverlast van een aanliggende discotheek, kunnen wel aanleiding zijn om extra korting te bedingen. Of natuurlijk om naar een andere locatie op zoek te gaan, als de kwaliteit echt onder de maat is. Uw fysieke aanwezigheid, als teken van serieuze interesse, maakt tevens uw onderhandelingspartner meer gedreven om de deal ook echt te sluiten. Voor de verkenningsovernachting bedingt u niet te hoeven betalen, want u komt straks immers terug met een hele groep. Als u tegen de manager van het hotel zegt dat u komt bij wijze van 'site inspection' of 'fam trip', weet hij al dat hij zo'n verkenningsnacht niet in rekening kan brengen. Streng uitnodigingsbeleid Nodig minder mensen uit. Houd iedereen die u wilt uitnodigen goed tegen het licht. Vooral met klanten/prospectbijeenkomsten is het verstandig goed te beoordelen wie nu echt relevant zijn. Wie zijn de echte beslissers en kunnen u klandizie opleveren? Als het een gratis bijeenkomst is, kunt u een sanctie opleggen als de gast niet komt opdagen zonder afzegging minimaal 24 uur van te voren. Soms zeggen mensen namelijk tegen hun leidinggevenden dat ze naar een congres gaan en ondertussen gaan ze stiekem naar het terras. U als organisator bent daar de dupe van. Laat van te voren weten dat in dergelijke gevallen bijvoorbeeld honderd euro in rekening wordt gebracht. Kamers delen Soms vinden deelnemers het gezellig om hotelkamers te delen, zeker als ze elkaar al lang kennen. Dat kan flink schelen in de › VOORJAAR 2012 QM|15 Pagina 14

Pagina 16

Heeft u een PDF, i-brochure of eonderwijscatalogi? Gebruik Online Touch: catalogus converteren naar een digitale publicatie.

QM104 Lees publicatie 1Home